Transport- og Boligministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt i 2018 og 2019. Sag nr. 19/00625. Dato: 14. maj 2020

Transport- og Boligministeriet

Frederiksholms Kanal 27 F

1220 København K

14. maj 2020

Sag nr. 19/00625

Transport- og Boligministeriets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i 2018 og 2019

1. Indledning

1.1. Transport- og Boligministeriet besvarede ved brev af 15. august 2019 med bilag ombudsmandens henvendelse af 25. april 2019, hvor ombudsmanden bad om at modtage en række oplysninger om ministeriets sagsbehandlingstider i forbindelse med besvarelse af anmodninger om aktindsigt behandlet efter henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Henvendelsen af 25. april 2019 angik de sager, som ministeriet havde afsluttet i 2018 og første halvår af 2019. Ombudsmanden bad desuden om at modtage en række andre oplysninger om bl.a. ministeriets verserende aktindsigtssager opgjort pr. 30. juni 2019.

1.2. Ved brev af 19. november 2019 bad ombudsmanden Transport- og Boligministeriet om supplerende oplysninger. Den fornyede anmodning angik bl.a. de aktindsigtssager, som ministeriet havde afsluttet i andet halvår af 2019, og oplysninger om ministeriets verserende aktindsigtssager opgjort pr. 31. december 2019.

Ombudsmanden noterede sig i brevet af 19. november 2019 en række oplysninger om ministeriets gennemsnitlige sagsbehandlingstider i førsteinstanssagerne i 2018 og første halvår af 2019, herunder at de gennemsnitlige sagsbehandlingstider dækkede over, at en række sager var afsluttet i løbet af en enkelt eller ganske få arbejdsdage, mens andre sager havde en noget længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige.

Ombudsmanden bad på den baggrund om ministeriets stillingtagen til, om sagsbehandlingstiden i de sager, som havde de længste sagsbehandlingstider, var i overensstemmelse med henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven. Ministeriet blev endvidere bedt om at oplyse, om ministeriet havde fokus på at minimere sagsbehandlingstiden i sådanne sager, og i givet fald, om ministeriet havde taget eller ville tage initiativer i den forbindelse.

Ministeriet havde i brevet af 15. august 2019 anført, at ministeriet ville tage initiativer til at forbedre sagsbehandlingstiderne i ministeriets klagesager, og ombudsmanden bad i brevet af 19. november 2019 ministeret om nærmere at redegøre for disse initiativer.

Herudover bad ombudsmanden ministeriet om at oplyse, om ministeriet havde overvejelser om at fastsætte mål for sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager, samt om at modtage en kopi af ministeriets interne procedure for aktindsigtssager, hvis der var tale om en nedskrevet procedure.

1.3. Transport- og Boligministeriet besvarede den fornyede henvendelse den 3. februar 2020 vedlagt oversigter over ministeriets aktindsigtssager samt en kopi af ministeriets interne aktindsigtsprocedure af 25. juni 2016 om sager efter offentlighedsloven.

Efter en foreløbig gennemgang af det indsendte materiale kontaktede en af mine medarbejdere telefonisk ministeriet, og ministeriet har i forlængelse heraf henholdsvis den 4. og 5. maj 2020 korrigeret en række oplysninger i ministeriets redegørelse af 3. februar 2020.

Jeg har nu haft lejlighed til at gennemgå det samlede materiale.

2. Sagsbehandlingstider for andet halvår af 2019

2.1. Vedrørende Transport- og Boligministeriets sagsbehandlingstider i førsteinstanssager fremgår det af ministeriets oplysninger bl.a., at ministeriet i andet halvår af 2019 afsluttede i alt 85 sager, der blev behandlet efter offentlighedsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 8 arbejdsdage, og 67 pct. af sagerne blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage. I andet halvår af 2019 blev der ikke afsluttet førsteinstanssager efter offentlighedsloven med en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage.

Ministeriet afsluttede i andet halvår af 2019 i alt 18 førsteinstanssager, der blev behandlet efter miljøoplysningsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 43 arbejdsdage, og 44 pct. af sagerne blev afsluttet inden for 1 måned, mens yderligere 33 pct. blev afsluttet inden for 2 måneder. Det fremgår af ministeriets oplysninger, herunder de korrigerede oplysninger, som jeg modtog telefonisk den 5. maj 2020, at 2 ud af de 18 sager havde en noget længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige (henholdsvis 177 og 227 arbejdsdage).

Det fremgår desuden, at der pr. 31. december 2019 var 11 verserende førsteinstanssager. Den gennemsnitlige liggetid for disse sager var 149 arbejdsdage, og 4 ud af de 11 sager havde en foreløbig sagsbehandlingstid på over 80 dage (henholdsvis 83, 185, 632 og 664 arbejdsdage).

For så vidt angår de 2 verserende sager med en foreløbig sagsbehandlingstid på henholdsvis 632 og 664 arbejdsdage har ministeriet beklaget, at sagerne ved en fejl ikke fremgik af den oversigt over verserende sager pr. 30. juni 2019, som ministeriet sendte sammen med sit brev af 15. august 2019.

2.2. Vedrørende Transport- og Boligministeriets sagsbehandlingstider i klagesager fremgår det bl.a., at ministeriet i andet halvår af 2019 afsluttede 8 klagesager efter offentlighedsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i disse sager var 62 arbejdsdage, og ingen af de 8 sager blev afsluttet inden for 20 arbejdsdage. Det fremgår endvidere, at 2 ud af de 8 sager havde en noget længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige (henholdsvis 159 og 176 arbejdsdage).

Ministeriet har oplyst, at der ikke i andet halvår af 2019 blev afsluttet klagesager efter miljøoplysningsloven.

3. Udviklingen i sagsbehandlingstiderne

3.1. Det fremgår af Transport- og Boligministeriets redegørelse af 3. februar 2020, at ministeriet overordnet set er meget tilfreds med udviklingen i den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for førsteinstanssager behandlet efter offentlighedsloven.

Ministeriet har i den forbindelse henvist til, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i andet halvår af 2019 faldt til 8 arbejdsdage i forhold til 2018 og første halvår af 2019, hvor de gennemsnitlige sagsbehandlingstider var henholdsvis 18 og 9 arbejdsdage.

For så vidt angår den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for førsteinstanssager behandlet efter miljøoplysningsloven mener ministeriet, at der fortsat er behov for forbedring, selv om den gennemsnitlige sagsbehandlingstid også for disse sager er faldet.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid faldt således i andet halvår af 2019 til 43 arbejdsdage i forhold til 2018 og første halvår af 2019, hvor de gennemsnitlige sagsbehandlingstider var henholdsvis 60 og 86 arbejdsdage.

3.2. Det fremgår endvidere af ministeriets oplysninger, herunder de korrigerede oplysninger, som jeg modtog telefonisk den 5. maj 2020, at antallet af afsluttede førsteinstanssager med en sagsbehandlingstid på 80 arbejdsdage eller derover faldt fra 15 sager i 2018 til 4 sager i 2019.

3.3. I forhold til sagsbehandlingstiderne i klagesagerne har ministeriet oplyst, at der også på dette område er behov for forbedring. Ministeriet har, som det også var tilfældet for 2018 og første halvår af 2019, behandlet ganske få klagesager i andet halvår af 2019 (8 sager i andet halvår 2019 og kun 3 sager i alt i de foregående perioder), men heller ikke i andet halvår af 2019 blev der afsluttet klagesager inden for fristen på 20 arbejdsdage.

4. Iværksættelse af en række nye tiltag

4.1. Transport- og Boligministeriet har i sin redegørelse af 3. februar 2020 anerkendt, at sagsbehandlingstiden i enkelte tilfælde har været for lang, og at ministeriet i disse tilfælde ikke har overholdt offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Ministeriet har som årsag til en forlænget sagsbehandlingstid i en række sager peget på, at det kan være nødvendigt at foretage høringer af parter i forbindelse med overvejelser om udlevering af oplysninger, som kan være forretningsfølsomme for kommercielle aktører, eller som er relevante for det offentliges økonomiske interesser.

Det fremgår samtidig af redegørelsen, at ministeriet har måttet konstatere, at aktindsigtsanmodningerne i for mange tilfælde ikke håndteres hensigtsmæssigt, og at dette efter ministeriets vurdering skyldes processuelle fejlbeslutninger tidligt i forløbet. Der er typisk tale om en manglende indsats for at afgrænse aktindsigtsanmodningerne, og at der anvendes tid og ressourcer på overvejelser om håndtering af sagerne, som ikke nødvendigvis er relevant.

Endelig har ministeriet måttet konstatere, at det i få tilfælde simpelthen ikke er lykkedes at prioritere håndteringen af aktindsigtssagerne i den daglige strøm af sager i ministeriet.

4.2. Transport- og Boligministeriet har i redegørelsen af 3. februar 2020 oplyst, at det (indtil nu) har været de enkelte fagkontorers sagsbehandlere, der – med inddragelse af fagkontorets egne jurister eller jurister fra ministeriets lovkontor – har truffet afgørelse i aktindsigtssagerne, og at der efter ministeriets opfattelse er klare fordele ved denne organisering særligt i forhold til sager, som ikke er karakteriseret ved at være særligt komplekse eller omfangsrige.

Ministeriet har imidlertid besluttet fremadrettet at centralisere behandlingen af aktindsigtssager i ministeriets lovkontor, således at lovkontoret får ansvaret for hele processen fra ministeriets modtagelse af aktindsigtsanmodningen, og indtil der er truffet afgørelse i sagen.

Den nye håndtering af aktindsigtssager vil betyde, at lovkontoret modtager alle anmodninger om aktindsigt og anmoder det relevante fagkontor om at udarbejde aktlister og fremfinde akter til brug for behandlingen af anmodningen. Lovkontoret vil herefter i samarbejde med fagkontoret gennemgå akterne og træffe afgørelse i sagen.

Det er på baggrund af bl.a. erfaringer fra andre ministerier, som har foretaget en lignende centralisering af behandlingen af aktindsigtsanmodninger, ministeriets vurdering, at denne ændring af sagsgangen bedst muligt understøtter ministeriets mål om at nedbringe sagsbehandlingstiderne særligt for sager, der behandles efter miljøoplysningsloven, samt i klagesagerne.

Ministeriet har i forlængelse heraf bemærket, at det imidlertid ikke kan udelukkes, at ændringen af sagsgangen vil betyde, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de sager, som ikke er kendetegnet ved at være særligt komplekse eller omfangsrige, vil stige. Det skyldes, at disse sager nu ikke længere skal håndteres alene af de sagsbehandlere, som kender sagerne bedst, men at håndteringen skal ske i samarbejde med lovkontorets jurister.

Det er imidlertid ministeriets vurdering, at den samlede gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle sagstyper vil falde, ligesom – må jeg forstå – det er ministeriets forventning, at sager med meget lange sagsbehandlingstider fremadrettet kan undgås.

Det er blevet besluttet at tilføre lovkontoret ekstra ressourcer til sagsbehandlingen af aktindsigtssager, og de nye sagsgange på aktindsigtsområdet vil ifølge ministeriet blive iværksat, når der er gennemført en ansættelsesrunde, hvilket forventeligt vil ske fra den 1. april 2020.

Ministeriet har oplyst, at ministeriet fremover vil føre løbende lister over antallet af indkomne sager, sagsbehandlingstider, lovvalg mv. Det er dog ikke planen at fastlægge egentlige mål for sagsbehandlingstiderne, men ministeriet vil løbende vurdere, om der er behov for yderligere tiltag.

I forhold til spørgsmålet om fastsættelse af mål for sagsbehandlingstider har ministeriet bemærket, at det ikke er realistisk at fastsætte et mål, hvorefter 100 pct. af samtlige aktindsigtsager skal være afsluttet inden for svarfristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven, men at der altid vil være sager, hvor det henset til sagens omfang eller kompleksitet er særdeles vanskeligt at afslutte sagen inden for 40 arbejdsdage, jf. offentlighedsloven, eller 2 måneder, jf. miljøoplysningsloven.

5. Øget fokus på lovvalg

Transport- og Boligministeriet har i andet halvår af 2019 alene afsluttet 18 ud af 111 aktindsigtsanmodninger efter miljøoplysningsloven. Det fremgår af redegørelsen af 3. februar 2020, at dette antal efter ministeriets vurdering med al sandsynlighed er for lavt.

Ministeriet har oplyst, at der ikke er foretaget en systematisk gennemgang af de trufne afgørelser, men at det generelt er ministeriets vurdering, at lovvalget som hovedregel ikke væsentligt påvirker retten til aktindsigt, og at der ofte vil blive udleveret eller undtaget de samme akter i sagerne.

Der er dog efter ministeriets opfattelse behov for, at ministeriets sager i højere grad behandles efter miljøoplysningsloven, og det er ministeriets vurdering, at iværksættelsen af de nye tiltag også vil være med til at sikre dette.

6. Afsluttende bemærkninger

6.1. Jeg har noteret mig Transport- og Boligministeriets oplysninger om udviklingen i sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssagerne, herunder at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i førsteinstanssager behandlet efter såvel offentlighedsloven som miljøoplysningsloven er faldet i andet halvår af 2019, og at antallet af afsluttede sager med en sagsbehandlingstid på 80 dage eller derover også samlet set er faldet i 2019.

Jeg har samtidig forstået, at ministeriet på baggrund af opgørelserne for 2018 og 2019 anerkender, at sagsbehandlingstiden i enkelte sager har været for lang og således ikke i overensstemmelse med offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Ministeriet har både i 2018 og i 2019 afsluttet et mindre antal sager med en markant længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige. Der var således tale om sager, som havde en sagsbehandlingstid på over 80 arbejdsdage og helt op til 387 arbejdsdage.

Det fremgår samtidig, at ministeriet pr. 31. december 2019 havde verserende sager med en foreløbig sagsbehandlingstid på henholdsvis 185, 632 og 664 arbejdsdage.

Der er efter min opfattelse – uanset hvilken karakter disse sager måtte have – tale om særdeles lange sagsbehandlingstider. Jeg går derfor også ud fra, at ministeriet vil prioritere at få de pågældende verserende sager afsluttet hurtigst muligt.

Jeg forstår, at også ministeriet vurderer, at der på en række områder er behov for at forbedre sagsbehandlingstiderne, og at det er ministeriets vurdering, at de tiltag, som ministeriet har besluttet at iværksætte, samlet set vil indebære en forbedring af de gennemsnitlige sagsbehandlingstider på hele aktindsigtsområdet. Jeg forstår samtidig, at ministeriet med iværksættelsen af de nye tiltag forventer, at aktindsigtssager med meget lange sagsbehandlingstider fremadrettet kan undgås.

Som det fremgår ovenfor under pkt. 4.2, har ministeriet oplyst, at det ikke kan udelukkes, at centraliseringen af ministeriets behandling af aktindsigtssager i lovkontoret vil betyde, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de sager, som ikke er kendetegnet ved at være særligt komplekse eller omfangsrige, vil stige.

Jeg går naturligvis ud fra, at ministeriet i forbindelse med centraliseringen vil sikre, at disse sager fortsat kan afsluttes inden for en ganske kort sagsbehandlingstid.

Jeg har noteret mig, at ministeriet har oplyst, at man løbende vil vurdere, om der er behov for yderligere tiltag på området.

6.2. Transport- og Boligministeriet har som nævnt ovenfor anført, at det efter ministeriets opfattelse ikke er realistisk at fastsætte et mål, hvorefter 100 pct. af samtlige aktindsigtssager skal være afsluttet inden for svarfristerne i offentlighedsloven og miljøoplysningsloven på henholdsvis 40 arbejdsdage og 2 måneder.

Jeg har forståelse for, at det i forhold til nogle sager kan være vanskeligt at afslutte behandlingen af sagerne inden for fristerne i henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Jeg bemærker imidlertid, at selv om fristerne i offentlighedsloven ikke er formuleret som absolutte frister, må det forudsættes, at en sagsbehandlingstid på mere end 40 arbejdsdage for førsteinstanssager alene forekommer helt undtagelsesvis. Jeg henviser i den forbindelse til forarbejderne til bestemmelsen i offentlighedslovens § 36, stk. 2, (lovforslag nr. LF 144 fremsat den 7. februar 2013). Se herom også Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer (2014), s. 639.

Jeg bemærker samtidig, at der i forhold til tomånedersfristen for førsteinstanssager i miljøoplysningslovens § 4, stk. 3, er tale om en ubetinget sagsbehandlingsfrist, jf. herved også EU-Domstolens dom i sagen C-186/04, Housieaux, ECLI:EU:C:2005:248.

6.3. Transport- og Boligministeriet har i redegørelsen af 3. februar 2020 som nævnt anført, at det er ministeriets generelle opfattelse, at lovvalget mellem offentlighedsloven og miljøoplysningsloven som hovedregel ikke væsentligt påvirker retten til aktindsigt.

Jeg bemærker hertil, at det kan være afgørende for spørgsmålet om, hvorvidt man kan få aktindsigt i en sags oplysninger, om aktindsigtssagen behandles efter offentlighedsloven eller efter miljøoplysningsloven. Under alle omstændigheder er det helt centralt, at sagerne om aktindsigt bliver behandlet i henhold til det korrekte retsgrundlag. Jeg kan i den forbindelse henvise til artiklen ”Er ’miljøoplysninger’ et trylleord? ” i Folketingets Ombudsmands beretning for 2019.

Jeg har derfor også noteret mig ministeriets oplysning om, at ministeriet fremadrettet vil have øget fokus på at foretage det korrekte lovvalg mellem offentlighedsloven og miljøoplysningsloven, og at det er ministeriets forventning, at de iværksatte initiativer vil medvirke til at sikre, at dette sker.

6.4. Ministeriet har over for mig beklaget, at der i den tidligere opgørelse over verserende sager pr. 30. juni 2019 ikke var medtaget to sager med meget lange foreløbige sagsbehandlingstider på henholdsvis 632 og 664 arbejdsdage. Jeg har forståelse for, at der kan være en vis usikkerhed i forbindelse med en sådan opgørelse over verserende sager. Sagsbehandlingstiden i de nævnte sager adskiller sig imidlertid markant fra det generelle billede af de verserende sager på daværende tidspunkt, og jeg er derfor enig med ministeriet i, at det er beklageligt, at sagerne ikke fremgik af den tidligere opgørelse.

6.5. Jeg har som nævnt ovenfor modtaget en kopi af ministeriets aktindsigtsprocedure samt kopi af en række skabeloner til brug for behandlingen af aktindsigtsanmodninger efter offentlighedsloven. Ministeriet har oplyst, at der arbejdes på at udarbejde en lignende procedure til brug for behandlingen af aktindsigtsanmodninger efter miljøoplysningsloven.

Jeg har alene orienteret mig i det fremsendte materiale, men har ikke fundet grundlag for at forholde mig nærmere hertil.

6.6. Samlet set har jeg på baggrund af det anførte ovenfor besluttet ikke på nuværende tidspunkt at foretage mig yderligere i anledning af Transport- og Boligministeriets sagsbehandlingstider for 2018 og 2019 i forbindelse med anmodninger om aktindsigt efter henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

I lyset af de foreliggende oplysninger og ministeriets beslutning om at iværksætte de ovennævnte initiativer finder jeg imidlertid anledning til at bede ministeriet om en status for 2020 vedrørende behandlingen af aktindsigtssagerne, herunder oplysninger om, hvorvidt ministeriet har fundet grundlag for at iværksætte yderligere tiltag på området. Jeg beder endvidere om at modtage oversigter over ministeriets aktindsigtssager for 2020 opgjort på tilsvarende måde som tallene for 2018 og 2019.

Jeg beder om at modtage oplysningerne senest ultimo februar 2021. Ministeriet bedes i svaret henvise til mit j.nr. 20/02573.

Der vil blive lagt en nyhed om sagen på min hjemmeside.

Med venlig hilsen