Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i 2018 og 2019. Dato: 8. juni 2020. Sag nr. 19/03816.

Miljø- og Fødevareklagenævnet

Nævnenes Hus

Toldboden 2

8800 Viborg

8. juni 2020

Sag nr. 19/03816

Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider i sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og miljøoplysningsloven

1. Indledning

Miljø- og Fødevareklagenævnet besvarede ved brev af 14. november 2019 med bilag ombudsmandens anmodning af 24. september 2019 om at modtage en række oplysninger om nævnets sagsbehandlingstider i aktindsigtssager efter henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Anmodningen vedrørte de aktindsigtssager, som nævnet havde afsluttet i 2018 og i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019, og angik desuden både sager, hvor nævnet havde truffet afgørelse som førsteinstans, og klagesager. Ombudsmanden bad også om oplysninger vedrørende nævnets verserende aktindsigtssager opgjort pr. 30. september 2019 og eventuelle interne målsætninger for nævnets sagsbehandlingstid i aktindsigtssager.

Herudover bad ombudsmanden Miljø- og Fødevareklagenævnet om at oplyse, om det forekommer, at nævnet ved behandlingen af klager over f.eks. forsyningsselskabers afgørelser om aktindsigt ikke er i besiddelse af de dokumenter eller dele af dokumenter, som sagen handler om, og i givet fald oplyse om baggrunden herfor.

Ombudsmanden bad også Miljø- og Fødevareklagenævnet om at redegøre for, hvordan nævnet håndterer eventuelle tilfælde, hvor f.eks. et forsyningsselskab eller en myndighed ikke umiddelbart efterlever en afgørelse om aktindsigt, som nævnet har truffet som klageinstans.

Efter en foreløbig gennemgang af Miljø- og Fødevareklagenævnets udtalelse af 14. november 2019 og de tilsendte oversigter (bilag 1 om afsluttede førsteinstanssager og bilag 2 om afsluttede klagesager) kontaktede en af mine medarbejdere telefonisk Miljø- og Fødevareklagenævnet. Nævnet har i forlængelse heraf den 18. maj 2020 korrigeret en oplysning i udtalelsen af 14. november 2019 og fremsendt en revideret udgave af et bilag. Nævnet har endvidere den 27. maj 2020 bekræftet beregninger af de gennemsnitlige sagsbehandlingstider for både afsluttede førsteinstanssager og klagesager efter henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven i 2018 og perioden fra 1. januar 2019 til 30. september 2019.

Jeg har nu haft lejlighed til at gennemgå de samlede oplysninger og henviser til min nærmere gennemgang nedenfor i pkt. 2-5.

Jeg bemærker, at min generelle undersøgelse af nævnets sagsbehandlingstider i aktindsigtssager ikke har omfattet en nærmere gennemgang og vurdering af sagsbehandlingstiden i enkeltsager.

Spørgsmålet om, hvilke dokumenter Miljø- og Fødevareklagenævnet er i besiddelse af i forbindelse med behandlingen af klager over afgørelser om aktindsigt, og spørgsmålet om efterlevelse af nævnets afgørelser har jeg valgt at behandle særskilt.

Jeg henviser til mit samtidige brev til Erhvervsministeriet, som jeg har sendt i kopi til Miljø- og Fødevareklagenævnet.

2. Sagsbehandlingstider i førsteinstanssager

2.1. Afsluttede sager

Miljø- og Fødevareklagenævnet har oplyst, at nævnet i 2018 afsluttede i alt 125 førsteinstanssager (heraf 8 behandlet efter forvaltningsloven) og i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 i alt 107 førsteinstanssager (heraf 15 behandlet efter forvaltningsloven). Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle førsteinstanssagerne var 6,0 arbejdsdage i 2018 og 5,7 arbejdsdage i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019.

Nævnet har oplyst, at en enkelt sag er undtaget fra beregningen af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for de afsluttede førsteinstanssager i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019, da den ville give et meget misvisende billede. Sagen havde allerede en sagsbehandlingstid på over 600 arbejdsdage, da sekretariatet i forbindelse med behandlingen af den sag, der var anmodet om aktindsigt i, blev opmærksom på anmodningen, der indgik i et høringssvar. Sagens samlede sagsbehandlingstid var i alt 615 arbejdsdage (jf. sagen 19/02988 i bilag 1).

Offentlighedsloven

Det fremgår af Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger, at nævnet i de to ovenfor nævnte perioder behandlede og afsluttede et begrænset antal førsteinstanssager om aktindsigt efter offentlighedsloven.

I 2018 afsluttede nævnet således i alt 5 sager, der blev behandlet efter offentlighedsloven, med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 10 arbejdsdage. To af sagerne blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage, mens de resterende 3 sager blev afsluttet inden for 40 arbejdsdage.

I perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 afsluttede nævnet i alt 3 førsteinstanssager, der blev behandlet efter offentlighedsloven, med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 5,3 arbejdsdage. To af sagerne blev afsluttet inden for 7 arbejdsdage, mens den tredje sag blev afsluttet inden for 40 arbejdsdage.

Miljøoplysningsloven

Det fremgår endvidere af Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger, at nævnet i 2018 afsluttede i alt 112 førsteinstanssager, der blev behandlet efter miljøoplysningsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 5,9 arbejdsdage, og 96,80 pct. af sagerne blev afsluttet inden for 1 måned, mens den resterende del (3,20 pct.) af sagerne blev afsluttet inden for 2 måneder.

I perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 afsluttede Miljø- og Fødevareklagenævnet i alt 89 førsteinstanssager efter miljøoplysningsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 6,5 arbejdsdage, og 95,56 pct. af sagerne blev afsluttet inden for 1 måned, mens de resterende 4,44 pct. af sagerne blev afsluttet inden for 2 måneder.

2.2. Verserende sager

Miljø- og Fødevareklagenævnet havde én verserende førsteinstanssag pr. 30. september 2019, og den foreløbige sagsbehandlingstid for denne sag var 2 arbejdsdage.

3. Sagsbehandlingstider i klagesager

3.1. Afsluttede klagesager

Miljø- og Fødevareklagenævnet har oplyst, at nævnet i 2018 afsluttede i alt 39 klagesager (heraf 1 behandlet efter forvaltningsloven) og i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 i alt 50 klagesager (heraf ingen efter forvaltningsloven). Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for alle klagesagerne var 136,5 arbejdsdage i 2018 og 108,4 arbejdsdage i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019.

Nævnet har desuden oplyst, at klagesagerne ofte ikke er tilstrækkeligt oplyst, når nævnet modtager dem, f.eks. fordi førsteinstansen ofte undlader at medsende de akter, der er undtaget fra aktindsigt. Der bliver derfor i størstedelen af klagesagerne iværksat høringsprocesser for at sikre, at Miljø- og Fødevareklagenævnet kan træffe afgørelse på tilstrækkeligt oplyst grundlag. Den tid, som medgår til høringsprocesser og indhentelse af materiale, indgår i beregningen af den gennemsnitlige sagsbehandlingstid.

Offentlighedsloven

Det fremgår af Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger, at nævnet i de to ovenfor nævnte perioder behandlede og afsluttede et begrænset antal klagesager efter offentlighedsloven.

I 2018 afsluttede nævnet således i alt 6 klagesager (antal korrigeret af nævnet, jf. ovenfor under pkt. 1) efter offentlighedsloven med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 174,7 arbejdsdage. 2 af de 6 sager havde en noget længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige (henholdsvis 245 og 271 arbejdsdage, jf. bilag 2 til nævnets udtalelse).

I perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 afsluttede nævnet ligeledes i alt 6 klagesager efter offentlighedsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 126,2 arbejdsdage. 5 af de 6 sager havde en sagsbehandlingstid på mere end 100 arbejdsdage (henholdsvis 106, 115, 117, 171 og 185 arbejdsdage, jf. bilag 2 til nævnets udtalelse).

Miljøoplysningsloven

Med hensyn til klagesager, der blev behandlet efter miljøoplysningsloven, afsluttede Miljø- og Fødevareklagenævnet i 2018 i alt 32 sager med en gennemsnitlig sagsbehandlingstid på 137,6 arbejdsdage. 5 af de 32 sager havde en væsentlig længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige (henholdsvis 256, 270, 274, 286 og 360 arbejdsdage, jf. bilag 2 til nævnets udtalelse).

I perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 afsluttede nævnet i alt 44 klagesager, der blev behandlet efter miljøoplysningsloven. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for disse sager var 112,0 arbejdsdage. 5 af de 44 sager havde en væsentlig længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige (henholdsvis 216, 228, 255, 291 og 293 arbejdsdage, jf. bilag 2 til nævnets udtalelse).

3.2. Verserende klagesager

Ifølge Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger havde nævnet 23 verserende klagesager pr. 30. september 2019. Den foreløbige sagsbehandlingstid for disse sager var i gennemsnit 59,5 arbejdsdage, og 7 af de 23 sager havde en foreløbig sagsbehandlingstid på over 80 arbejdsdage (henholdsvis 81, 86, 87, 119, 123, 153 og 175 arbejdsdage, jf. nævnets udtalelse s. 7).

Det fremgår ikke af nævnets oplysninger, om de dengang verserende klagesager blev behandlet efter offentlighedsloven, forvaltningsloven eller miljøoplysningsloven. Nævnet har imidlertid generelt oplyst, at den største del af nævnets sager om aktindsigt – både førsteinstanssager og klagesager – behandles efter reglerne i miljøoplysningsloven. Jeg går derfor ud fra, at også en væsentlig del af de verserende klagesager pr. 30. september 2019 skulle behandles efter miljøoplysningsloven.

4. Miljø- og Fødevareklagenævnets bemærkninger

Miljø- og Fødevareklagenævnet har i sin udtalelse af 14. november 2019 oplyst, at klagesagerne om aktindsigt behandles efter princippet om ”ældste først”, og at der over en længere periode har været fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiden i disse sager.

Der er således løbende sket en række organisatoriske tilpasninger for at optimere sagsbehandlingsprocessen. I sommeren 2018 blev det besluttet, at alle sager om klager over aktindsigt skal underskrives af formanden for Miljø- og Fødevareklagenævnet, og pr. 1. juni 2019 blev behandlingen af alle aktindsigtssager – både førsteinstanssager og klagesager i alle nævn i Nævnenes Hus – overført til en nyoprettet juridisk afdeling.

Miljø- og Fødevareklagenævnet har oplyst, at den nævnte centralisering af aktindsigtsopgaven har medført en række faglige synergieffekter og bidraget til en forbedret vidensdeling, samtidig med at nye og opdaterede sagsbehandlingsprocesser har bidraget til en mere effektiv behandling af sagerne med kortere sagsbehandlingstider til følge. Ifølge nævnet har centraliseringen desuden medført en større robusthed i forhold til udnyttelse af ressourcer, hvilket efter nævnets opfattelse er særligt relevant på aktindsigtsområdet, hvor sagsmængden er uforudsigelig og svingende.

Miljø- og Fødevareklagenævnet har endvidere oplyst, at det er en intern målsætning, at førsteinstanssager fortsat bliver afsluttet inden 7 hverdage fra modtagelsen.

Herudover er det en intern målsætning, at antallet af verserende aktindsigtsklagesager i løbet af 2020 skal nedbringes, så klagesager efter miljøoplysningsloven kan afsluttes inden for gennemsnitligt 4 måneder efter modtagelsesdagen. Målsætningen for klagesagerne er ifølge nævnet fastlagt, under hensyntagen til at sagerne ofte ikke er tilstrækkeligt belyst, når nævnet modtager dem, og at der derfor medgår tid til høringsprocesser og førsteinstansernes udlevering af undtagne dokumenter og oplysninger.

5. Min vurdering

5.1. Jeg har noteret mig, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i Miljø- og Fødevareklagenævnets førsteinstanssager, der blev behandlet efter offentlighedsloven, er faldet til ca. 5 arbejdsdage i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019, og at ingen af sagerne i perioden havde en sagsbehandlingstid på over 40 arbejdsdage.

Jeg har ligeledes noteret mig, at den gennemsnitlige sagsbehandlingstid i førsteinstanssager, der blev behandlet efter miljøoplysningsloven, var ca. 6 arbejdsdage i både 2018 og perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019, og at alle sagerne blev afsluttet inden for tomånedersfristen i miljøoplysningslovens § 4, stk. 3. Alle førsteinstanssagerne blev således behandlet inden for miljøoplysningslovens sagsbehandlingsfrist, som er ubetinget, jf. EU-Domstolens dom i sag C-186/04, Housieaux, ECLI:EU:C:2005:248.

5.2. Ingen af de 12 klagesager, som Miljø- og Fødevareklagenævnet behandlede efter offentlighedsloven i den samlede periode fra 1. januar 2018 til 30. september 2019, blev afsluttet inden for 20 arbejdsdage.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for klagesagerne efter offentlighedsloven faldt imidlertid fra ca. 175 arbejdsdage i 2018 til ca. 126 arbejdsdage i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på ca. 126 arbejdsdage i 2019 dækker over sagsbehandlingstider på mere end 100 arbejdsdage for 5 ud af 6 sager, og heraf havde 2 af sagerne sagsbehandlingstider på 171 og 185 arbejdsdage.

Da klageinstansen efter offentlighedslovens § 37, stk. 3, som udgangspunkt skal have færdigbehandlet klagen inden for 20 arbejdsdage, er der efter min opfattelse tale om endog meget lange sagsbehandlingstider.

5.3. For så vidt angår klagesagerne, der blev behandlet efter miljøoplysningsloven, faldt den gennemsnitlige sagsbehandlingstid fra ca. 138 arbejdsdage i 2018 til 112 arbejdsdage i perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019.

Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid dækker imidlertid over store forskelle i begge perioder, og 5 sager i hver periode havde en væsentlig længere sagsbehandlingstid end den gennemsnitlige. I perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 havde 5 ud af 44 sager således sagsbehandlingstider på mere end 200 arbejdsdage (henholdsvis 216, 228, 255, 291 og 293 arbejdsdage).

Selv om hverken miljøoplysningsloven eller den gamle offentlighedslov, hvortil miljøoplysningsloven henviser, indeholder frister for klageinstansens sagsbehandling, må det dog efter min opfattelse indgå i vurderingen af en myndigheds sagsbehandlingstid, at miljøoplysningsloven fastsætter en ubetinget sagsbehandlingsfrist på 2 måneder for behandlingen af en anmodning om aktindsigt, jf. § 4, stk. 3. Det må også indgå, at forarbejderne til den nye offentlighedslov – og de grundlæggende hensyn bag selve offentlighedsordningen – forudsætter, at bl.a. klagesager om aktindsigt behandles med en vis hurtighed. Jeg henviser til sagen FOB 2017-21.

Efter min opfattelse havde nogle af klagesagerne, der blev afsluttet efter miljøoplysningsloven, meget lange sagsbehandlingstider.

5.4. Det fremgår desuden af Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger, at nogle af nævnets verserende klagesager pr. 30. september 2019 havde foreløbige sagsbehandlingstider på henholdsvis 119, 123, 153 og 175 arbejdsdage.

Som nævnt ovenfor i pkt. 3.2 er det ikke oplyst, om de dengang verserende klagesager blev behandlet efter offentlighedsloven, forvaltningsloven eller miljøoplysningsloven, men på baggrund af, hvad nævnet generelt har oplyst, går jeg ud fra, at en væsentlig del af de verserende klagesager pr. 30. september 2019 blev behandlet efter miljøoplysningsloven.

Det er min opfattelse, at de foreløbige sagsbehandlingstider for nogle af disse klagesager – uanset hvilket retsgrundlag de dengang verserende klagesager blev behandlet efter – allerede på daværende tidspunkt var meget lange.

5.5. Jeg er opmærksom på Miljø- og Fødevareklagenævnets oplysninger om, at klagesagerne ofte ikke er tilstrækkeligt oplyst, når nævnet modtager dem, og at der derfor i størstedelen af klagesagerne anvendes tid på høringsprocesser og førsteinstansernes udlevering af undtagne dokumenter og oplysninger.

Jeg er i den forbindelse også opmærksom på de udfordringer, som nævnet har beskrevet i forhold til bl.a. at modtage materiale fra særligt forsyningsselskaber, herunder at disse udfordringer kan have betydning for nævnets sagsbehandlingstider i klagesagerne. Som nævnt ovenfor under pkt. 1 behandler jeg denne problemstilling særskilt.

Samlet set er det dog min opfattelse, at en del af nævnets klagesager efter både offentlighedsloven og miljøoplysningsloven havde meget lange sagsbehandlingstider.

Jeg har i den forbindelse noteret mig, at Miljø- og Fødevareklagenævnet gennem længere tid har haft fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiderne i aktindsigtsklagesagerne, og at det er nævnets interne målsætning at nedbringe antallet af verserende klagesager i løbet af 2020, så klagesagerne, der behandles efter miljøoplysningsloven, kan afsluttes inden for gennemsnitligt 4 måneder efter modtagelsesdagen.

Som nævnt indledningsvis har jeg i forbindelse med min undersøgelse af nævnets sagsbehandlingstider ikke foretaget en nærmere gennemgang og vurdering af sagsbehandlingstiden i de enkelte sager.

5.6. Jeg har på baggrund af ovenstående besluttet ikke på nuværende tidspunkt at foretage mig yderligere i anledning af Miljø- og Fødevareklagenævnets sagsbehandlingstider for 2018 og perioden 1. januar 2019 til 30. september 2019 i sager om aktindsigt efter henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Jeg finder imidlertid i lyset af de lange sagsbehandlingstider for nogle af klagesagerne efter både offentlighedsloven og miljøoplysningsloven – samt nævnets oplysninger om iværksatte tiltag mv. – anledning til at bede Miljø- og Fødevareklagenævnet om en status for 2020 vedrørende nævnets behandling af aktindsigtssager.

Jeg beder endvidere om oversigter over nævnets aktindsigtssager for 2020 opgjort på tilsvarende måde som tallene for 2018 og 2019, dog således at sager om aktindsigt efter forvaltningsloven ikke indgår. Jeg beder desuden om, at nævnet også oplyser de gennemsnitlige sagsbehandlingstider for førsteinstanssager og klagesager opdelt efter henholdsvis offentlighedsloven og miljøoplysningsloven.

Jeg beder om at modtage oplysningerne senest med udgangen af februar 2021. Miljø- og Fødevareklagenævnet bedes i svaret henvise til mit j.nr. 20/03037.

Jeg har sendt en kopi af dette brev til Erhvervsministeriet til orientering.

Med venlig hilsen

Kopi sendes til:

Erhvervsministeriet