Kritik af Justitsministeriets sagsbehandlingstid i sag om aktindsigt. Samlet behandling af flere aktindsigtsanmodninger

Svar til journalist A, medie B

13-03-2014

Sag nr. 13/05008

Aktindsigt hos Justitsministeriet – sagsbehandlingstid

Jeg har nu færdigbehandlet din sag.

Jeg mener, at Justitsministeriets sagsbehandlingstid på 7 måneder er beklagelig, ligesom det er beklageligt, at ministeriet gentagne gange ikke har kunnet overholde den frist for færdigbehandling af sagen, som var meddelt dig.

Det er min opfattelse, at Justitsministeriet ikke burde have udvidet omfanget af din sag – med de deraf følgende konsekvenser for sagsbehandlingstiden – uden i hvert fald at have drøftet spørgsmålet med dig først. Hverken lighedshensyn eller praktiske hensyn kunne efter min opfattelse begrunde en sådan fremgangsmåde, som jeg må anse for urigtig.

Det er endvidere min opfattelse, at Justitsministeriets underretninger, der alene henviste til behandlingen af andre aktindsigtssager, der var indkommet før din, var for vage og upræcise til at opfylde kravene i offentlighedslovens § 16, stk. 2. Det er også min opfattelse, at Justitsministeriet på et tidligere tidspunkt end den 14. oktober 2013 må have haft kendskab til, at det var materialets omfang og karakter, der var årsag til, at sagsbehandlingen trak ud. Dette burde have været afspejlet i de underretninger, der blev givet den 31. juli, 21. august og 11. september 2013, og med en nærmere angivelse af karakteren af de juridiske overvejelser, som ministeriet gjorde sig i sagen.

Nedenfor kan du læse nærmere om begrundelsen for resultatet af min undersøgelse. Fra s. 10 er der en sagsfremstilling.

Ombudsmandens udtalelse

Jeg bemærker indledningsvis, at min vurdering af sagen er foretaget i henhold til den tidligere gældende offentlighedslov (lov nr. 572 af 19. december 1985 om offentlighed i forvaltningen med senere ændringer).

Sagen drejer sig om Justitsministeriets sagsbehandlingstid i en sag om aktindsigt i dokumenter vedrørende den nye offentlighedslov.

Du anmodede den 1. maj 2013 Justitsministeriet om aktindsigt i korrespondance mv. i forbindelse med den nye offentlighedslov, herunder den politiske aftale om ombudsmandens evaluering af dele af loven. Anmodningen angik perioden fra den 17. april til den 1. maj 2013. Ved e-mails af 2. og 6. maj 2013 uddybede du din anmodning over for ministeriet, idet du bl.a. spurgte til sagens eventuelle drøftelse i regeringens Koordinationsudvalg.

Den 26. juni 2013 meddelte Justitsministeriet dig aktindsigt i en række dokumenter vedrørende et supplement til den politiske aftale af 3. oktober 2012 mellem regeringen, Venstre og Konservative om den nye offentlighedslov (ombudsmandens evaluering af dele af loven). Justitsministeriet afsluttede behandlingen af sagen den 2. december 2013 og meddelte dig – med nogle undtagelser – aktindsigt i ministeriets sag om forslaget til den nye offentlighedslov.

1. Justitsministeriets samlede sagsbehandlingstid

1.1 Retsgrundlag

Bestemmelserne i § 16, stk. 1 og 2, i den dagældende offentlighedslov havde følgende ordlyd:

”§ 16. Vedkommende myndighed afgør snarest, om en begæring kan imødekommes, og om den, der har fremsat begæringen, skal gøres bekendt med dokumenterne ved, at der gives adgang til gennemsyn på stedet, eller ved, at der udleveres en afskrift eller kopi.

Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

I forarbejderne til bestemmelsen er bl.a. anført følgende, jf. Folketingstidende 1985-86, tillæg A, sp. 196 og sp. 233:

”(…) en hurtig behandling og afgørelse af sager om aktindsigt er en væsentlig forudsætning for at offentlighedsloven kan opfylde sine intentioner om, at pressen og andre nyhedsformidlende institutioner skal have mulighed for ved anvendelse af loven løbende at orientere befolkningen om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning.

…

Efter bestemmelsen i stk. 1 skal sager om aktindsigt afgøres ’snarest’. Denne ændring i forhold til formuleringen af den tilsvarende bestemmelse i den gældende offentlighedslovs § 8, stk. 2, tilsigter at fremhæve, at sager om aktindsigt skal behandles med særlig hurtighed.

…

Bestemmelsen i stk. 2, der er ny, er begrundet i et ønske om at sikre, at behandlingstiden for begæringer om aktindsigt ikke uden rimelig anledning trækker ud. Der er ikke indsat en absolut frist for sagsbehandlingens varighed i aktindsigtssager, men bestemmelsen om, at den begærende skal have en begrundet underretning i tilfælde, hvor aktindsigt ikke kan imødekommes inden for 10 dage, samt oplysning om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge, må i sig selv forventes at bidrage til, at behandlingstiden ikke unødigt trækker ud. ”

Se endvidere betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 793 ff.

Kravet om, at sager om aktindsigt skal afgøres snarest, må som anført i forarbejderne ses i sammenhæng med offentlighedslovens formål. Dette formål er bl.a. omtalt i betænkning nr. 325/1963 om offentlighed i forvaltningen, s. 42 ff., hvor der er anført følgende:

”A. Offentlighed som led i folkestyret

(…) Offentlighed bidrager til at sætte almene problemer under debat og giver mulighed for, at befolkningen kan reagere over for lovgivning og administrativ praksis. Offentlighed i forvaltningen kan således betragtes som et led i demokratiet.

…

B. Kontrolhensyn

En anden af de begrundelser, der i første række anføres til støtte for ønsket om indførelse af offentlighed i forvaltningen, er den, at borgerne bør have størst mulig adgang til at følge med i og dermed føre kontrol med, at alt går rigtigt til under forvaltningens udførelse af dens opgaver.

…

Men navnlig har pressen en åbenbar interesse i at få førstehånds kendskab til, om forhold inden for forvaltningsområder kræver nærmere belysning eller giver anledning til kritik, således at problemer kan sættes under debat på et sagligt og velunderbygget grundlag. ”

Den nye offentlighedslov (lov nr. 606 af 12. juni 2013 om offentlighed i forvaltningen) trådte i kraft den 1. januar 2014. Lovens § 36, stk. 2 – som med visse ændringer har videreført den tidligere § 16, stk. 1 og 2 – bestemmer, at en anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles snarest og senest inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre det på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt.

Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes at være færdigbehandlet. Der er i lovforslagets bemærkninger til § 36, stk. 2, opstillet målsætninger for sagsbehandlingstiden. Se lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013.

Der fandtes før den 1. januar 2014 ikke i loven eller forarbejderne hertil faste målsætninger for, hvor lang tid en myndighed måtte anvende ved behandlingen af sager om aktindsigt, men det fremgik som beskrevet ovenfor af den dagældende offentlighedslov og dens forarbejder, at de skulle behandles med særlig hurtighed (”snarest”). I forlængelse af dette krav er det antaget, at myndigheden som udgangspunkt straks bør meddele aktindsigt i de dokumenter, hvor retten til aktindsigt er utvivlsom. Myndigheden skal så vende tilbage med en afgørelse om de resterende dokumenter i sagen. Se betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 797, med henvisning til Folketingets Ombudsmands beretning for 1994, s. 356.

Spørgsmålet om, hvornår sagsbehandlingstiden overskrider det acceptable, kan i øvrigt ikke besvares generelt. Ud over den samlede sagsbehandlingstid må man tage andre forhold i betragtning, herunder bl.a. sagens karakter, omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage, og de løbende ekspeditioner i sagen.

Det er således tidligere antaget, at udsættelse af behandlingen af en aktindsigtssag kan ske, hvis der foreligger særlige forhold, se bl.a. betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, s. 798 f., pkt. 49 i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven (optaget i Retsinformation som vejledning nr. 11687 af 3. november 1986) og John Vogter, Offentlighedsloven med kommentarer, 3. udgave (1998), s. 282 f.

1.2 Justitsministeriets sagsbehandlingstid

Justitsministeriet har i sin udtalelse af 30. januar 2014 oplyst, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt. Ministeriet har endvidere oplyst, at ministeriet ikke har fastsat særlige regler for sagsbehandlingstiden ved behandlingen af aktindsigtsanmodninger, men at der dog er fastsat interne retningslinjer for, hvordan sager om aktindsigt efter offentlighedsloven skal behandles. Heri indgår målsætninger for, hvor hurtigt visse sagsbehandlingsskridt bør foretages. Jeg har modtaget en kopi af de retningslinjer, som var gældende i 2013.

For så vidt angår den konkrete sag har Justitsministeriet anført, at sagen om forslaget til den nye offentlighedslov er overordentlig omfattende, og at alene håndtering og gennemgang af sagens dokumenter har været meget tidskrævende. Desuden har ministeriets Forvaltningsretskontor, som har behandlet din aktindsigtsanmodning, haft et stort antal aktindsigtsanmodninger, som er modtaget før din, til behandling, og en række af disse anmodninger viste sig at være mere ressourcekrævende end først antaget.

Justitsministeriet har endvidere anført, at det naturligvis ikke er tilfredsstillende, at det har taget 7 måneder at færdigbehandle din anmodning om aktindsigt, ligesom ministeriet ikke finder det hensigtsmæssigt, at man flere gange har været nødsaget til at orientere dig om, at det ikke har været muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist.

Justitsministeriet har beklaget den lange sagsbehandlingstid over for dig i afgørelsen af 2. december 2013.

Jeg er efter min gennemgang af sagen enig med Justitsministeriet i, at en sagsbehandlingstid på 7 måneder er beklagelig, ligesom det er beklageligt, at ministeriet gentagne gange ikke har kunnet overholde den frist for færdigbehandling af sagen, som var meddelt dig.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg bemærker, at Justitsministeriet i sin udtalelse af 30. januar 2014 har anført, at ministeriet generelt har haft og fortsat har fokus på sagsbehandlingstiden i aktindsigtsager, og at ministeriet for nyligt har tilført området yderligere ressourcer. Jeg går ud fra, at dette er sket for bl.a. at imødekomme den nye offentlighedslovs regler om sagsbehandlingstid.

2. Afgrænsning af din anmodning om aktindsigt – betydning for sagsbehandlingstiden

Din anmodning om aktindsigt angik perioden fra den 17. april 2013 (tidspunktet for medie B’s aktindsigt) til den 1. maj 2013.

Du har i dine e-mails til mig af 7. og 8. februar 2014 bl.a. anført, at Justitsministeriet bevidst fejlfortolkede din anmodning, hvilket resulterede i en meget længere sagsbehandlingstid end nødvendigt, da du blev meddelt aktindsigt i dokumenter, der faldt uden for perioden fra den 17. april 2013 til den 1. maj 2013, herunder dokumenter helt tilbage fra slutningen af 00’erne.

Justitsministeriet oplyste i afgørelsen af 2. december 2013, at ministeriet ud fra en lighedsbetragtning og af praktiske hensyn havde valgt at behandle flere lignende aktindsigtsanmodninger ens, hvorfor din anmodning var blevet behandlet som en anmodning om aktindsigt i samtlige dokumenter i sagen, herunder dokumenter oprettet eller tilgået efter den 1. maj 2013. Dette fastholdt ministeriet i brev af 19. februar 2014.

Jeg har forstået det sådan, at du i hvert fald med Justitsministeriets afgørelse af 2. december 2013 både modtog dokumenter, som var oprettet eller tilgået før den 17. april 2013, og dokumenter, som var oprettet eller tilgået efter den 1. maj 2013.

Folketingets Ombudsmand har i flere tidligere sager om aktindsigt til journalister udtalt, at forvaltningsmyndighederne er bundet af almindelige forvaltningsretlige grundsætninger, herunder lighedsgrundsætningen, i forbindelse med at der gives oplysninger i form af (mer)offentlighed. Myndighederne skal således behandle de enkelte journalister ligeligt, herunder med hensyn til tidspunktet for meddelelse af aktindsigt. Se bl.a. sagerne i FOB 1990, s. 181, FOB 2003, s.115, og FOB 2004, s. 452.

Jeg må imidlertid forstå på det, som du og Justitsministeriet har anført, at de aktindsigtsanmodninger, der blev behandlet sammen med din – i hvert fald for nogles vedkommende – dækkede længere perioder og dermed også flere dokumenter end din. Det var således ikke ens situationer, som Justitsministeriet valgte at behandle ens.

Din begæring om aktindsigt var således udtrykkeligt afgrænset til perioden fra 17. april til 1. maj 2013, og Justitsministeriet kunne efter min opfattelse uden videre lægge til grund, at du – som journalist på [beskrivelse af medie B] – på forhånd havde overvejet denne afgrænsning. Det måtte også for Justitsministeriet stå som en mulighed, at du havde foretaget denne afgrænsning bl.a. med netop det sigte, at din sag herefter kunne behandles hurtigt (og navnlig hurtigere, end hvis du havde indgivet en mere omfattende anmodning).

På den baggrund er det min opfattelse, at Justitsministeriet ikke burde have udvidet omfanget af din sag – med de deraf følgende konsekvenser for sagsbehandlingstiden – uden i hvert fald at have drøftet spørgsmålet med dig først. Hverken lighedshensyn eller praktiske hensyn kunne efter min opfattelse begrunde en sådan fremgangsmåde, som jeg må anse for urigtig.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

3. Underretninger

3.1. Retsgrundlag

§ 16, stk. 2, i den dagældende offentlighedslov havde følgende ordlyd:

”Stk. 2. Er en begæring om aktindsigt ikke imødekommet eller afslået inden 10 dage efter, at den er modtaget af vedkommende myndighed, skal myndigheden underrette den begærende om grunden hertil samt om, hvornår en afgørelse kan forventes at foreligge. ”

Spørgsmålet er, hvad der ligger i kravet i § 16, stk. 2, om, at myndighederne skal underrette den indsigtsanmodende om ”grunden” til, at der ikke inden 10 dage er truffet afgørelse i en sag om aktindsigt.

Ombudsmanden har tidligere taget stilling til dette spørgsmål, jf. Folketingets Ombudsmands beretning for 2011, sag nr. 2011 14-2. I denne sag havde en journalist anmodet Burka-arbejdsgruppen om aktindsigt, og arbejdsgruppen havde sendt 4 underretninger til journalisten om udsættelse af sagen.

Ombudsmanden gennemgik bl.a. forarbejderne til bestemmelsen i offentlighedslovens § 16, stk. 2, og Justitsministeriets vejledning nr. 11740 af 4. december 1986 om forvaltningsloven, pkt. 206 og 207, der gælder for underretning af sagens parter i afgørelsessager, og som samtidig er udtryk for almindelige, uskrevne retningslinjer for god forvaltningsskik. Ombudsmanden henviste endvidere bl.a. til § 36, stk. 2, sidste pkt., i lovforslag nr. L 90 af 8. december 2010 om offentlighedsloven og bemærkningerne hertil (se nu tilsvarende § 36, stk. 2, sidste pkt., i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighedsloven og bemærkningerne til bestemmelsen samt de almindelige bemærkninger i lovforslagets pkt. 4.17.2.2.).

Ombudsmanden konkluderede herefter følgende:

”Når underretningspligten i offentlighedsloven ses i lyset af kravet om hurtig sagsbehandling efter offentlighedslovens § 16, stk. 1, af det beskrevne formål, af forarbejderne og af underretningskravets tilknytning til almindeligt gældende forvaltningsretlige principper og god forvaltningsskik, så mener jeg at en myndigheds underretning efter offentlighedsloven skal beskrive den konkrete grund eller grunde til at der ikke er truffet afgørelse på underretningstidspunktet. Jeg har især lagt vægt på at hvis en underretning efter offentlighedslovens § 16, stk. 2, skal opfylde bestemmelsens formål om information, skal den indsigtssøgende reelt og konkret oplyses om grunden eller grundene til at der ikke er truffet afgørelse. En generel, bred eller i realiteten intetsigende beskrivelse vil ikke gøre sagsbehandlingstiden i den enkelte sag lettere at forstå for hverken borgeren eller prøvelsesinstanserne. Et krav om en konkret beskrivelse er efter min mening også bedst egnet til at opnå den ønskede effekt på myndighedernes sagsbehandlingstid.

En myndigheds underretning efter § 16, stk. 2, skal efter min opfattelse forklare sammenhængen mellem sagsbehandlingstiden og karakteren af de overvejelser myndigheden gør sig i sagen, eller de sagsbehandlingsskridt der endnu ikke er færdiggjort. Kravet om reel og konkret oplysning om grunden til at der ikke er truffet afgørelse, indebærer efter min mening at myndigheden skal beskrive karakteren af de overvejelser myndigheden gør sig i sagen, eller de sagsbehandlingsskridt der endnu ikke er færdiggjort. Jeg er dog også enig i væsentlige dele af Burka-arbejdsgruppens udtalelse af 9. juni 2010 idet jeg ikke mener at der i kravet om konkretisering ligger at myndigheden er forpligtet til nærmere at redegøre for indholdet af myndighedens interne overvejelser. Jeg mener således at det er tilstrækkeligt til at opfylde offentlighedslovens § 16, stk. 2, at myndigheden angiver det overordnede tema for myndighedens overvejelser eller sagsbehandlingsskridt. Det kan f.eks. være at anmodningen om aktindsigt rejser et tvivlsomt fortolkningsspørgsmål med et overordnet tema som myndigheden undersøger. Det kan også være at myndigheden venter på en udtalelse fra en udenforstående; se om sidstnævnte også Folketingets Ombudsmands beretning for 1991, s. 59. Angivelse af konkrete bestemmelser hvis anvendelse er under overvejelse, en nærmere redegørelse for de overvejelser der f.eks. ligger bag vurderingen af at et fortolkningsspørgsmål anses for tvivlsomt, eller de overvejelser der har ført til høring af en udenforstående, kræves imidlertid ikke for at opfylde kravene i offentlighedslovens § 16, stk. 2. ”

3.2. Justitsministeriets underretninger

Det fremgår af Justitsministeriets udtalelse af 30. januar 2014 og af de sagsakter, som jeg er i besiddelse af, at ministeriet – efter at have truffet delafgørelse i sagen den 26. juni 2013 – sendte 4 underretninger til dig om udsættelse af den resterende del af sagen.

I underretningerne af 31. juli, 21. august og 11. september 2013 oplyste Justitsministeriet, at udsættelsen af sagen navnlig skyldtes behandlingen af andre aktindsigtsanmodninger modtaget før den 1. maj 2013.

I underretningen af 14. oktober 2013 oplyste Justitsministeriet, at den manglende færdigbehandling af sagen navnlig skyldtes materialets omfang og karakter, som indebar, at sagsbehandlingen krævede nærmere juridiske overvejelser. Justitsministeriet har ikke i sin udtalelse af 30. januar 2014 uddybet, hvad disse nærmere juridiske overvejelser omhandlede.

Det er min opfattelse, at en underretning, som alene henviser til behandlingen af andre aktindsigtssager, der er indkommet før den pågældende – i hvert fald anvendt flere gange og over en længere periode – er for vag og upræcis til at opfylde kravene i offentlighedslovens § 16, stk. 2. Hertil kommer, at man ved en sådan begrundelse kan få det indtryk, at der ikke, når aktindsigtsanmodningerne indkommer, foretages en indledende screening med henblik på vurdering af omfanget og karakteren af anmodningen og af, hvorvidt der måtte være anledning til at behandle netop denne anmodning med særlig hurtighed.

Det er endvidere min opfattelse, at Justitsministeriet på et tidligere tidspunkt end den 14. oktober 2013 må have haft kendskab til, at det var materialets omfang og karakter, der var årsag til, at sagsbehandlingen trak ud. Dette burde have været afspejlet i de underretninger, der blev givet den 31. juli, 21. august og 11. september 2013, og med en nærmere angivelse af karakteren af de juridiske overvejelser, som ministeriet gjorde sig i sagen.

Jeg har gjort Justitsministeriet bekendt med min opfattelse.

Jeg foretager mig ikke mere i sagen.

Med venlig hilsen

Kopi sendt til:

Justitsministeriet

Sagsfremstilling

Du bad ved e-mail af 1. maj 2013 Justitsministeriet om aktindsigt på følgende måde:

”Med henvisning til lov om offentlighed i forvaltningen søger medie B hermed om aktindsigt i korrespondance mv. ifm. den nye offentlighedslov, herunder den politiske aftale om en evaluering ved ombudsmanden. Vi ønsker aktindsigt i perioden fra vores seneste aktindsigt, den 17. april, og frem til i dag. ”

Ved e-mail af 2. maj 2013 til Justitsministeriet supplerede du din anmodning således:

”Jeg kan se, at I for et par uger siden gav os (journalist C) aktindsigt i faktiske oplysninger om, at offentlighedsloven havde været drøftet på K-udvalget i august. Det står på side 2 i vedhæftede. Derfor tænkte jeg, at man kunne få det samme at vide om tillægsaftalen om evaluering. ”

Du uddybede dette ved e-mail af 6. maj 2013:

”Vi har lige vendt den her på redaktionen, og det er også tidligere set, at vi har fået aktindsigt i ting fra koordinationsudvalget. F.eks. denne artikel om en racismerapport. Også dengang fik vi aktindsigt i, at mødet havde været afholdt – men ikke i, hvad der specifikt var blevet drøftet. ”

Ved e-mail af 22. maj 2013 rykkede du Justitsministeriet for svar på din aktindsigtsanmodning.

Justitsministeriet bekræftede ved e-mail af 23. maj 2013 modtagelsen af din aktindsigtsanmodning af 1. maj 2013 og oplyste, at det navnlig på grund af behandlingen af andre aktindsigtsanmodninger, modtaget i ministeriet før den 1. maj 2013, desværre ikke havde været muligt at besvare din anmodning inden 10 dage, jf. offentlighedslovens § 16, stk. 2, men at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen inden for 2 uger. Ministeriet beklagede samtidig, at du – på grund af en ekspeditionsfejl – ikke på et tidligere tidspunkt havde modtaget underretning om, hvornår ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen.

Du kvitterede ved e-mail af 24. maj 2013 for modtagelsen af Justitsministeriets e-mail og udtrykte i den forbindelse undren over ministeriets sagsbehandlingstid. Samtidig genfremsendte du dine e-mails af 2. og 6. maj 2013.

Ved e-mail af 6. juni 2013 oplyste Justitsministeriet, at ministeriet beklageligvis først ved modtagelsen af din e-mail af 24. maj 2013 blev opmærksom på dine supplerende henvendelser af 2. og 6. maj 2013. Ministeriet oplyste endvidere, at det desværre endnu ikke havde været muligt at færdigbehandle din aktindsigtsanmodning, hvilket fortsat navnlig skyldtes behandlingen af andre aktindsigtsanmodninger modtaget før den 1. maj 2013, men at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen inden for yderligere 2 uger.

Du kvitterede samme dag for modtagelsen af Justitsministeriets e-mail af 6. juni 2013.

Den 26. juni 2013 meddelte Justitsministeriet dig aktindsigt i en række dokumenter vedrørende et supplement til den politiske aftale af 3. oktober 2012 mellem regeringen, Venstre og Konservative om den nye offentlighedslov. Ministeriet oplyste samtidig, at det – under henvisning til den tidligere givne begrundelse – desværre endnu ikke havde været muligt at færdigbehandle den resterende del af din aktindsigtsanmodning, men at ministeriet forventede at kunne træffe afgørelse i sagen inden udgangen af juli 2013.

Ved e-mails af henholdsvis 31. juli, 21. august og 11. september 2013 meddelte Justitsministeriet dig, at ministeriet – stadig under henvisning til den tidligere givne begrundelse – desværre endnu ikke havde kunnet færdigbehandle den resterende del af din aktindsigtsanmodning. Justitsministeriet tilkendegav i e-mailene en forventning om at kunne træffe afgørelse i sagen inden for yderligere 3 uger.

Ved e-mail af 14. oktober 2013 til dig skrev Justitsministeriet bl.a. følgende:

”Justitsministeriet har desværre endnu ikke kunnet færdigbehandle den resterende del af Deres aktindsigtsanmodning. Det skyldes navnlig materialets omfang og karakter, som indebærer, at sagsbehandlingen kræver nærmere juridiske overvejelser.

Justitsministeriet forventer at kunne træffe afgørelse vedrørende den resterende del af Deres aktindsigtsanmodning inden for yderligere 4 uger fra i dag. ”

Du kvitterede samme dag for modtagelsen af Justitsministeriets e-mail og stillede i den forbindelse nogle spørgsmål til sagsbehandlingstiden, herunder hvad det var, ministeriet skulle overveje nærmere. Du gjorde samtidig opmærksom på, at du overvejede at klage til Folketingets Ombudsmand over sagsbehandlingstiden.

Den 7. november 2013 indgav du en klage til mig over Justitsministeriets sagsbehandlingstid.

Den 13. november 2013 kontaktede en af mine medarbejdere Justitsministeriet for at høre til sagens status. Ministeriet oplyste, at man forventede at kunne træffe afgørelse i sagen inden årets udgang.

Ved brev af 14. november 2013 bad jeg Justitsministeriet om en udtalelse om sagsbehandlingstiden.

Justitsministeriet traf den 2. december 2013 afgørelse vedrørende den resterende del af din aktindsigtsanmodning. Følgende fremgår bl.a. af afgørelsen:

”Justitsministeriet har nu færdigbehandlet Deres anmodning om aktindsigt og har i den forbindelse identificeret en række dokumenter, som er omfattede af anmodningen. Dokumenterne er alle journaliseret på sagen j.nr. 2011-7650-0001, som er ministeriets sag om forslaget til den nye offentlighedslov (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013).

Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet samtidig med Deres aktindsigtsanmodning har behandlet en række lignende anmodninger om aktindsigt i dele af eller hele den pågældende sag – bl.a. fra andre journalister – og at ministeriet derfor ud fra en lighedsbetragtning og af praktiske hensyn har valgt at behandle anmodningerne ens. Ministeriet har således behandlet Deres anmodning som en anmodning om aktindsigt i samtlige dokumenter i sagen, herunder dokumenter oprettet eller tilgået efter tidspunktet for Deres anmodning. ”

Den 31. januar 2014 modtog jeg Justitsministeriets udtalelse af 30. januar 2014 om sagsbehandlingstiden. Følgende fremgår bl.a. af udtalelsen:

”Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet generelt bestræber sig på at behandle sager om aktindsigt så hurtigt som muligt.

Justitsministeriet skal samtidig oplyse, at det naturligvis ikke er tilfredsstillende, at det har taget 7 måneder at færdigbehandle A’s anmodning om aktindsigt. Ministeriet finder det desuden ikke hensigtsmæssigt, at ministeriet har været nødsaget til flere gange at skrive til A og orientere ham om, at det ikke har været muligt at træffe afgørelse inden for en nærmere angivet frist. Ministeriet har derfor også over for A i afgørelsen af 2. december 2013 beklaget den lange sagsbehandlingstid.

Justitsministeriet bemærker i forhold til den samlede sagsbehandlingstid i den konkrete sag, at sagen, som der er anmodet om aktindsigt i, er overordentlig omfattende, og at alene håndtering og gennemgang af sagens dokumenter således har været meget tidskrævende. Desuden har Forvaltningsretskontoret, som har behandlet den pågældende aktindsigtsanmodning, haft et stort antal aktindsigtsanmodninger, som er modtaget før den pågældende, under behandling, og en række af disse anmodninger viste sig at være mere ressourcekrævende end først antaget.

Justitsministeriet har generelt haft og har fortsat fokus på sagsbehandlingstiderne i aktindsigtssager og har for nyligt tilført området yderligere ressourcer bl.a. ved at flytte visse opgaver fra Forvaltningsretskontoret, der håndterer ministeriets sager om aktindsigt efter offentlighedsloven, til andre kontorer i ministeriet.

3. Ombudsmanden har i sin henvendelse af 14. november 2013 endvidere bedt Justitsministeriet om oplysninger om eventuelt fastsatte regler for, hvor hurtigt ministeriet ønsker at behandle anmodninger om aktindsigt.

Justitsministeriet kan i den anledning oplyse, at ministeriet ikke har fastsat sådanne regler. Ministeriet har dog fastsat interne retningslinjer for, hvordan sager om aktindsigt efter offentlighedsloven skal håndteres. Heri indgår målsætninger for, hvor hurtigt visse sagsbehandlingsskridt bør foretages. En kopi af de retningslinjer, som gjaldt i 2013, vedlægges til orientering. ”

Den 6. februar 2014 sendte jeg dig en kopi af Justitsministeriets udtalelse og bad om dine eventuelle bemærkninger hertil.

I e-mails af 7. og 8. februar 2014 kommenterede du Justitsministeriets udtalelse. Du skrev bl.a., at du med aktindsigten bl.a. ønskede at afdække, hvordan forløbet om evalueringen (den politiske aftale om ombudsmandens evaluering af dele af loven) havde været, og at Justitsministeriets behandling af sagen tyder på, at ministeriet bevidst fejlfortolkede din anmodning, hvilket resulterede i en meget længere sagsbehandlingstid end nødvendigt, idet ministeriet meddelte dig aktindsigt i dokumenter, som tidsmæssigt faldt uden for perioden fra den 17. april 2013 til den 1. maj 2013, herunder dokumenter helt tilbage fra slutningen af 00’erne.

Jeg sendte den 12. februar 2014 en kopi af dine e-mails af 7. og 8. februar 2014 til Justitsministeriet og bad om ministeriets eventuelle bemærkninger hertil.

Ved brev af 19. februar 2014 kommenterede Justitsministeriet dine e-mails. For så vidt angik det, som du havde anført i dine e-mails af 7. og 8. februar 2014, henviste ministeriet til sin udtalelse af 30. januar 2014.